Préposé à la réception

Titre du poste  :  Préposé à la réception

Service :  Réception

Relève de :  Chef de la réception
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 L’objectif principal de ce poste :

 L’objet du poste de préposé à la réception consiste à être le professionnel de première ligne qui contribue à tous les aspects des services à la clientèle, y compris enregistrer les clients de l’établissement, traiter les réservations chambres et de la restauration, résoudre les problèmes des clients et répondre à leurs demandes, et donner une impression générale positive de l’établissement.

Liste des principales responsabilités du poste :

•  Effectuer les réservations de chambres à l’aide de registres (avec un système informatisé) et attribuer les chambres aux clients
•  Inscrire les réservations reçues par courrier, téléphone, télécopieur, courriel ou sur place
• Effectuer les réservations avec le centre culturel ou les divers club et organismes de la région en ce qui concerne les activités incluses dans les forfaits offerts à l’Auberge Ripplecove
•  Traiter les arrivées et les départs des clients. Accepter ou annuler les réservations
•  Accueillir les clients lors de leurs arrivés, leurs expliquer les services offerts et indiquer leurs emplacement, escorter les clients à leurs chambres lorsque nécessaire
• Répondre aux diverses questions des clients portant sur les services de l’établissement, sur les attraits touristiques et sur les différentes activités de la région afin de les diriger
•  Compiler et vérifier les registres quotidiens, les comptes des clients, les états de caisse et les pièces justificatives
•  Répondre au téléphone de la réception, traiter et acheminer les appels, prendre les messages, effectuer les réveils par téléphone et porter les frais aux comptes des clients
• Gérer le fonds de caisse, rendre la monnaie et faire les opérations de charge
• Effectuer l’audition du caissier et balancer la caisse lorsque le quart de travail est terminé
•  Effectuer l’entrée des diverses données dans le système informatique (liste des clients d’un groupe, statistiques sur les cartes commentaires, salles de réunion louées, etc.)
•  Préparer les documents ( coupons pour les repas) nécessaires lors de l’arrivé de tours ou groupes congrès
•  Traiter les diverses demandes des clients de même que leurs plaintes et en faire un suivi
•  Entreposer les bagages, s’occuper des objets trouvés et en faire le suivi (envoyer par courrier)
•  Aviser les superviseurs des services concernés des changements dans l’occupation des chambres
•  Effectuer du publipostage et répondre aux courriels des clients
•  Voir à ce que le lieu de travail soit propre en tout temps pour une image positive de l’hôtel
•  Prendre note des défectuosités reportées par les clients et les employés et les communiquer à la personne responsable
• Recevoir et s’occuper de répondre aux divers commissionnaires (FEDEX, PURO, etc.).
• Recevoir le courrier des clients et le faire parvenir à leur chambre
• Effectuer les réservations de la salle à manger et les communiquer au responsable du restaurant
•  Effectuer les réservations du SPA et les communiquer au responsable du SPA
•  Effectuer les réservations de salles de réunion lorsque nécessaire
•  Effectuer le prêt et le retour des divers équipements audio-visuels et autres (bridge, micro-onde, vidéo, etc.)
•  Effectuer d’autres tâches administratives pour contribuer à l’exploitation rentable de l’entreprise (certificats-cadeaux, envoie et réception de fax, etc.)
• Autres tâches connexes

 Conditions de travail :

• Travail de jour, de soir, les fins de semaine ou les jours fériés
•  Fonction exigeant de passer de longues heures debout

Relation de travail :

 Collaboration : entretien des chambres, restaurant, entretien salles, entretien bâtiment, comptabilité, ventes et marketing, Club SPA.

 Compétences et qualifications :

•  Aptitudes pour le service à la clientèle
•  Aptitudes pour la vente et habiletés pour la communication verbale
•  Comportement professionnel (honnêteté, dynamisme, entregent, polyvalence, sens de l’initiative et sens de l’organisation)
•  Capacité à effectuer des transactions monétaires
•  Connaissance des logiciels de gestion hôtelière
•  Tolérance au stress et capacité de prendre une décision 

Expérience et scolarisation suggérées:

•  Être bilingue (orale et écrit), français et anglais.
•  Aucune expérience particulière n’est exigé mais de l’expérience de contact avec la clientèle constitue un atout
•  DEP en réceptionniste bilingue en hôtellerie est un atout.
• DEC en technique de gestion hôtelière